La “transformación” viene con una nueva forma de pensar y trabajar. Y la parte de “digital” tiene que ver con la digitalización de procesos y la implementación dinámica de nuevas tecnologías.Una vez que se definieron las bases, los responsables y los objetivos de la transformación, es momento de ver qué tecnología conviene implementar para llevarla a cabo. Acá las 4 claves a tener en cuenta:
Que sea fácil de usar
La idea de implementar una solución de software es facilitar una parte del trabajo y las operaciones diarias de tu organización, por lo que es fundamental que sea intuitiva. No tiene sentido invertir tu presupuesto en una herramienta que te va a complicar la vida y va a requerir horas de capacitación, consultoría o Googleo para descubrir cómo aprovecharla.
¿Qué hace a una herramienta fácil de usar? Por ejemplo:
- Que sea intuitiva, como una red social
- Que tenga un diseño simplificado basado en la experiencia de usuario
- Que tenga documentación o una base de conocimiento donde puedas encontrar respuestas a tus preguntas
Que se pueda implementar rápidamente
Como la idea es mejorar y simplificar procesos, es importante que puedas comenzar a disfrutar los beneficios de tu herramienta en poco tiempo. De nada sirve evaluar, elegir y adquirir una solución para luego tener que atravesar un arduo proceso de implementación.
¿Qué se considera una rápida implementación?
- Que tenga pocos requerimientos técnicos
- Que responda de antemano a las preguntas frecuentes
- Que te asista un equipo de Customer Success para asegurarse de que vas a tener una instalación efectiva
Que se pueda personalizar según tus necesidades
La herramienta tiene que adaptarse a tu negocio, no al revés. Debería permitirte plantear diferentes objetivos, mapear procesos, registrar la información que necesitás y medir los KPI que te interesan.
¿Qué tipo de personalización es importante?
- Que admita integraciones para que no tener que cambiar las herramientas anteriores, sino que poder combinarlas para potenciar los resultados
- Que pueda imprimirle tu identidad de marca, con módulos de branding y edición de plantillas y reportes
- Que tenga funcionalidades que te permitan cumplir tus objetivos de negocio
Que permita automatizar tareas recurrentes
La verdadera eficiencia llegará con los procesos y la automatización de las tareas recurrentes, lo que permitirá lograr resultados en menor tiempo. La meta es siempre facilitarle la vida a tu equipo y, en consecuencia, a tus clientes.
¿Qué tipo de tareas se pueden automatizar?
- Solicitud de vacaciones al departamento de Recursos Humanos
- Solicitud de compra de nuevos equipos o insumos
- Solicitud de instalación de algún programa en una determinada laptop
- Solicitud de reparaciones y asistencia a los equipos de TI, infraestructura y mantenimiento
Como estos ejemplos anteriores, existen varios más. Pero, el punto es aprovechar los beneficios de la tecnología para ahorrar tiempo en trabajo manual, e invertirlo en actividades más estratégicas para el negocio.
En resumen…
Cuando un emprendimiento empieza a crecer, es necesario ordenar procesos y definir responsables de los mismos. Puede parecer difícil encontrar una solución que permita hacer todo esto y esté dentro de un presupuesto razonable, pero no siempre es así. Este es el caso de InvGate Service Desk que permite crear mesas de ayuda para todos los equipos y asignar personas que se encargarán de procesar los pedidos, manteniendo al tanto a todas las partes interesadas y con métricas que ayudan a identificar áreas de mejora para seguir creciendo.